Одним из лучших способов быть в курсе тенденций в мире ИТ является посещение конференций. И после нескольких лет виртуальных конференций и даже отмененных мероприятий, в 2022 году многие организации вернулись к проведению очных собраний, а некоторые выбрали гибридные мероприятия.
В каждой отрасли есть мероприятия, на которых необходимо присутствовать, если вы хотите следить за последними тенденциями. Чтобы быть в курсе новостей ИТ-индустрии, вы должны сосредоточиться на нескольких (дюжине) мероприятиях по всему миру, чтобы ничего не пропустить. Также важно знать, каких целей вы хотите достичь: возможно, вы хотите узнать что-то новое, наладить контакты или найти нового клиента. Лучшие мероприятия — это те, где вы можете совместить 2 из 3 этих целей, но если вы можете сделать 3 из 3, то это замечательно!
Как многие знают, ИТ-индустрия делится на множество ниш и подкатегорий, что составляет значительное количество потенциальных конференций. Поэтому у вас должен быть отличный план того, куда вы хотите пойти и каких целей вы хотите там достичь. Без этого вы можете потеряться.
Цель этого блога — дать вам советы и подсказки, как справиться со всем, что связано с управлением мероприятиями, и как подготовиться к «сезону мероприятий», когда он наступит.
Начните с конечной цели
Поиск «мероприятия в ИТ-индустрии» в Google даст более 100 результатов, и если у вас нет фокуса, вы потратите много денег, не добившись ничего существенного.
Когда я пришел в мир ИТ, меня удивило количество существующих мероприятий, и я просто не знал, с чего начать.
Поэтому первым шагом было выяснение:
Какие мероприятия/конференции являются для нас наилучшим выбором и
каких целей мы хотим там достичь.
Первое, что я сделал, это составил список интересных для нас конференций, который я составил в сотрудничестве с разработчиками, дизайнерами и руководством, чтобы мы могли договориться о поездках и других мероприятиях. В течение года мы запланировали посетить более 25 мероприятий по всему миру.
Некоторые мероприятия предназначены для разработчиков, некоторые — для инвесторов, а некоторые — для брендинга работодателей. Мы разделили мероприятия на три важнейшие категории: привлечение талантов, возможности для бизнеса и профессиональные конференции. Каждый тип имеет свою целевую группу, с которой мы общаемся по-разному.
Привлечение талантов — в данном случае мы фокусируемся на брендинге работодателей и общении со студентами, преподавателями, наставниками и т.д. Подобные мероприятия позволяют нам стать ближе к студентам, представить практическое обучение на рабочем месте, которое мы предлагаем, и продвинуть наш бренд. На таких мероприятиях нам часто предлагают выступить с презентациями и докладами, и мы с удовольствием откликаемся на них.
Дополнительная ценность, которую мы получаем в качестве лектора, — это возможность будущего сотрудничества с аудиторией. Кроме того, сама лекция подтверждает нашу компетентность в данной области. Такие мероприятия предоставляют прекрасную возможность пообщаться со многими студентами, которые могли бы стать хорошими кандидатами для нашей компании. Мы также можем наладить контакты с учебными заведениями, чтобы повлиять на направление образования молодых людей и сделать их более доступными для рынка труда ИТ-индустрии.
Наш Карло завораживает толпу транзакциями с помощью feeless
Бизнес-возможности — почти каждое мероприятие — это еще и возможность для бизнеса, если знать, что делать. Но здесь акцент делается исключительно на инвестициях, налаживании контактов и создании новых возможностей. Эти мероприятия пользуются популярностью, потому что возможности для налаживания контактов очень широки, и вы никогда не знаете, кого встретите. Следует уточнить, что на таких мероприятиях редко удается сразу же добиться сотрудничества. Самое главное — установить первый контакт; сотрудничество обычно происходит через несколько месяцев после мероприятия.
Разговор о бизнесе на конференции «Деньги 20_20» в Амстердаме
И последнее, но не менее важное — профессиональные конференции. Здесь речь идет о специализированных конференциях из конкретной области — разработка программного обеспечения, дизайн, блокчейн и т.д. Самое главное на таких мероприятиях — научиться чему-то новому. Те, кто посещает такие мероприятия, — это в основном инженеры, программисты или дизайнеры. Конечно, и здесь общение необходимо, но не в такой степени, как в двух предыдущих примерах.
Мы — разработчики/Конференция в Берлине
У каждого примера есть свои преимущества, о которых следует знать заранее и к которым следует подготовиться. Перед посещением таких мероприятий все сотрудники должны быть ознакомлены с дресс-кодом, с тем, что нужно говорить, и с ожидаемым поведением. Но прежде чем перейти к части, связанной с этим, необходимо решить, кто из сотрудников пойдет на то или иное мероприятие, и подготовить их к нему.
**Выбирайте участников тщательно
**
Как вы решаете, кто поедет на какую конференцию, если у вас более 100 сотрудников, как у нас? Да, должен быть какой-то способ оценки таких вещей. В компании Barrage у нас есть список сотрудников, которые являются послами бренда (это люди с сильными коммуникативными навыками, которые входят в состав команд по разработке, дизайну, развитию бизнеса, маркетингу…). На каждом мероприятии должен быть хотя бы один человек, чья задача — нетворкинг. Если речь идет о мероприятиях по привлечению талантов, мы всегда стараемся отправить кого-то, кто учился в аналогичном или том же университете, который мы посещаем. Если это мероприятие по развитию бизнеса, мы обычно отправляем либо кого-то из руководства, либо из отдела развития бизнеса. Если же это профессиональная конференция, то мы хотим, чтобы в ней приняли участие сотрудники из региона.
Для каждого мероприятия очень важно заранее тщательно спланировать людей, которые его посетят, потому что не должно случиться так, чтобы проект пострадал из-за чьего-то отъезда. Поэтому мы всегда стараемся решать такие вопросы как можно быстрее. Конечно, мы всегда стремимся, чтобы мероприятие посетило как можно больше людей из разных сфер, чтобы охватить все области, которыми мы занимаемся.
Всегда есть люди, чей вклад заслужил возможность посетить интересующую их конференцию. В Barrage мы учитываем это и включаем их в список.
**Поддерживаем административную часть
**
У каждого мероприятия есть подготовительные задачи, которые необходимо выполнить, чтобы все было готово вовремя и не было никаких препятствий. Если они возникают, их нужно решить как можно быстрее.
Люди, которые посещают мероприятия, должны быть вовремя проинформированы, чтобы закончить все необходимое по своим текущим проектам и/или назначить замену, которая будет держать оборону до их возвращения. В то же время, необходимо отправить список участников организаторам. Кроме того, команда социальных сетей должна спланировать маркетинговые мероприятия, связанные с каждым событием. И наконец, самое главное — необходимо заранее заказать все рекламные материалы, чтобы они были готовы к раздаче в день конференции.
Каждый опытный маркетолог знает, что промо-материалы всегда опаздывают. И нет. Это не шутка.
**Не забудьте про промо-материалы*
**
На каждом мероприятии, особенно когда мы говорим о привлечении талантов, промо-материалы — это то, что привлекает студентов. В Barrage мы всегда стремимся быть оригинальными и интересными, чтобы нас запомнили. И, как вы заметили, нам это очень хорошо удается.
Помимо стандартных брошюр и блокнотов, мы сделали свою ракию (напиток, похожий на бренди) с уникальным названием «Слезы инженеров» и бумажные салфетки с многозначительным посланием «Ты всегда можешь закодироваться и заплакать». Интересно то, что это послание — результат начала сложного проекта, когда наша команда сталкивалась с проблемой за проблемой и чувствовала, что все, что они могут сделать, это «сесть и заплакать». Конечно, команда преодолевала все препятствия и становилась сильнее благодаря этому. Со временем это превратилось во внутреннюю шутку, и мы решили превратить ее в нечто полезное для наших борющихся разработчиков.
Но прежде чем все это произойдет, вам нужно знать, что вы будете заказывать, когда и у кого. Мне повезло, потому что на предыдущем месте работы я много работал с рекламными материалами, но в то же время у меня сложились хорошие отношения со многими поставщиками. Благодаря этому я быстро находил хорошие предложения и информацию о промо-материалах.
Всем новичкам в ивент-индустрии я советую погуглить. Изучите все, что предлагается. В интернете есть много всего. В то же время спросите своих коллег, что бы они хотели получить на мероприятии, в чем они нуждаются и являются ли какие-либо мелкие предметы в настоящее время хитом. Например, мы в Barrage создали стол с предложениями по рекламным материалам, и я был в восторге от идей, которые мне подали разработчики. Многие из них могут быть интровертами, но они знают, что было бы полезно и интересно их коллегам-разработчикам.
Когда вы придумаете идеи для материалов, заранее определите количество, необходимое для всех выбранных вами мероприятий, и сделайте заказ. Всегда заказывайте заранее, потому что вы никогда не знаете точно, сколько времени понадобится поставщику.
Вы же не хотите отправиться на мероприятия без рекламных материалов.
Хотелось бы добавить, что мы живем в электронный век, и никогда не стоит пренебрегать такими носителями информации — экранами, на которых может проигрываться ваша презентация или видеоролик о компании. Это отличный способ удержать внимание и выделиться из толпы. Посетители любят что-то необычное, так почему бы не дать им это?
**Фотографии или этого не было
**
Если вас нет в Интернете, значит, вы не существуете.
Сегодня как никогда легко стать заметным, и вы должны этим воспользоваться. Существует множество платформ социальных сетей, поэтому вы можете использовать ту, которая лучше всего передает ваше послание и голос.
Каждое мероприятие, на которое вы идете, должно сопровождаться постами в социальных сетях. Так вы никогда не знаете, кто увидит ваш пост, и в то же время покажете, что вы всегда в курсе последних тенденций. Сегодня вы можете быть на мероприятии и писать о нем в Твиттере, делиться своим мнением и обсуждать конкретные темы в прямом эфире.
Я предполагаю, что в каждой компании есть человек, ответственный за социальные медиа, поэтому этот человек должен вносить каждое мероприятие в SM-план, консультировать посетителей о том, что им нужно донести, и следить за тем, чтобы общение на мероприятиях соответствовало бизнес-философии компании. Для каждого мероприятия компании нужен один человек, который будет заниматься созданием фотографий, видео и других материалов с мероприятия. Если у вас есть человек, которому нравится создавать контент среди тех, кто был на мероприятии, это замечательно.
Если у вас нет желающих этим заниматься и вы хотите помочь продвижению мероприятия через социальные сети, я советую нанять профессионального фотографа для значимых событий. Мы сотрудничаем с одним таким внешним фотографом для важных для нас событий, чтобы иметь отличные материалы для социальных сетей и других нужд — это видео является примером отличного контента, который мы создали в ходе такого сотрудничества.
Но когда у нас нет профессионального фотографа, мы предоставлены сами себе. Чаще всего те, кто посещает мероприятия, забывают фотографировать и снимать видео, а если и делают это, то фокус и качество получаются не очень хорошими. Именно поэтому у нас в Barrage есть рекомендации по фото- и видеосъемке. Я советую вам сделать их и распространить вовремя, потому что никогда не знаешь, когда они вам понадобятся.
**Убедитесь, что у участников есть вся информация.
**
Когда мы определили, кто идет на какое мероприятие, необходимо поделиться всей информацией со всеми, кто вовлечен в процесс.
Для общения и координации мы используем группы Slack. Не позднее чем за две недели до начала мероприятия мы открываем новый канал для всех, кто вовлечен в мероприятие, на которое мы собираемся (посетители, организаторы поездки, социальные сети, дизайнеры…), чтобы вовремя получить всю необходимую информацию о мероприятии:
- название мероприятия
- дата и продолжительность
- место проведения мероприятия
- URL
- информация о самом мероприятии
- кто наши представители и как мы участвуем (спонсоры, посетители, партнеры, участники дискуссии или что-то еще)
- список промо-материалов
- документы со всеми инструкциями по фотосъемке, дресс-коду и коммуникации на мероприятии
- разное (полезная информация о мероприятии).
Помимо группы Slack, необходимо добавлять события в календарь Google, который используется для отслеживания событий в течение года.
**Следите за бюджетом.
**
Один из самых деликатных элементов подходит к концу, но этот вопрос должен быть определен в начале каждого года, чтобы вы знали, чем располагаете, чтобы решить, куда пойти и какие спонсорские пакеты выбрать.
После определения бюджета, планирования мероприятий и их посещения необходимо вести таблицу с расходами, чтобы знать, сколько вы потратили на конкретное мероприятие. После каждого мероприятия важно выслушать отзывы посетителей и решить, имеет ли смысл проводить его снова или нет. По сути, вы складываете расходы и мнение посетителей, которое должно быть подкреплено аргументами (добились ли мы того, чего хотели — привлекли новые таланты, наладили сотрудничество с новыми клиентами, привлекли инвесторов и т.д.).
Я веду учет всех расходов в google sheets. У меня есть список всех мероприятий, промо-материалы, разложенные по мероприятиям, дополнительные расходы (проезд, проживание), стоимость билетов и т.д.
Оценивая, стоит ли идти на это же мероприятие в следующем году, нужно увидеть все преимущества и недостатки и принять решение на будущее. Возможно, мероприятие оказалось не таким, как мы ожидали, это не та сфера, которой мы занимаемся, или мы неправильно оценили, чего можем достичь.
Гораздо лучше посетить меньше мероприятий, где мы будем довольны достигнутым результатом, чем бродить по мероприятиям, тратить деньги и возвращаться ни с чем полезным для компании.
**Принимайте постоянные меры
**
Это задача, которая никогда не заканчивается.
Необходимо постоянно изучать мероприятия, оценивать их и добавлять (или переносить) в план на следующий год. Когда заканчивается одно мероприятие, необходимо планировать следующее, координировать команды, заботиться о рекламных материалах, общаться с организаторами и готовить материалы, которые мы будем использовать в будущем.
Когда мы заканчиваем один год, мы должны оценить все мероприятия на следующий год и аргументы за или против них.
Самое приятное в этой работе то, что вам никогда не бывает скучно, что есть так много мероприятий, на которые мы можем ходить и изучать их бесконечно.
Единственная проблема заключается в том, что легко потерять представление о целях, поэтому всегда необходимо иметь в виду ожидания Совета директоров или руководства.
**Контрольный список, чтобы управлять ими всеми
**
Как уже говорилось, ИТ-индустрия растет и развивается год от года, поэтому количество мероприятий также увеличивается. Положительным моментом пандемии является то, что теперь все мероприятия автоматически имеют свою онлайн-версию. Поэтому можно стать частью большого события, не тратя ресурсы, такие как время и деньги на проезд и проживание — конечно, это применимо только в том случае, если мы в первую очередь хотим чему-то научиться или узнать новости. Если наша цель — налаживание контактов и установление нового сотрудничества, мы посещаем мероприятия лично. Чтобы знать, что происходит, и быть в курсе событий в ИТ-индустрии, лучше всего составить список всех мероприятий, которые вас интересуют.
Итак, вот контрольный список, который поможет вам организовать свои поездки на мероприятия:
- в конце года подведите итоги всех мероприятий прошлого года (отзывы, расходы, затраты на рекламные материалы и т.д.)
- спланируйте мероприятия на следующий год
- выбрать представителей
- позаботьтесь об административных задачах
- планировать рекламные материалы
- планируйте мероприятия в социальных сетях
- уделять особое внимание координации
- контролировать бюджет
- постоянно анализируйте и совершенствуйте процесс
У каждой компании свои способы функционирования, а также свои пожелания и представления об организации и результатах ивентов, но в целом — список адаптивен, и вы можете использовать его для любой отрасли. Самое главное, чтобы у вас была цель, к которой вы стремитесь, будь то налаживание контактов, образование или что-то еще. Без цели вы будете потеряны, а это последнее, чего вы хотите.