В апреле 2022 года технологическая команда Signal Advisors провела трехдневную выездную встречу в Остине, штат Техас, где собралась наша удаленная команда, причем некоторые члены команды впервые встретились лично! Мы ели, пили и веселились, но при этом были невероятно продуктивны, участвуя в открытом пространстве каждое утро нашего выездного мероприятия.
В формате встречи в открытом пространстве участники собираются, чтобы создать свою собственную повестку дня, заданную определенной темой. Участники составляют расписание, а затем посещают те обсуждения, которые кажутся им наиболее значимыми. Чтобы узнать больше об Open Space, я рекомендую этот сайт.
Координация
Координация места проведения и материалов для Open Space была невероятно простой благодаря гибкому характеру этого мероприятия. Забежав в Target, мы захватили блокноты для каждого участника, разноцветные ручки, стикеры разных размеров и цветов, а также солнцезащитный крем, чтобы защитить всех от остинского солнца. К счастью, наше помещение было хорошо затенено, но никогда нельзя быть слишком осторожным!
Все было просто: разложите блокноты, стикеры и ручки на каждом из столов для пикника до того, как участники придут на завтрак. Вот и все! Готово. Не нужен ни проектор, ни шнуры, ни странные проблемы с подключением Bluetooth. У нас было все необходимое от людей, которые войдут через ворота примерно через десять минут, и несколько бумажных товаров из магазина.
Введение в формат открытого пространства
Когда Мэтт и Шон представили тему — как мы можем удвоить наши возможности с помощью людей, процессов и технологий в течение следующего года — и структуру (или ее отсутствие) наших утренних сессий на следующие два дня, было видно, что все были вовлечены и с нетерпением ждали начала обсуждения тем, о которых они либо думали последние две недели, либо которые возникли в данный момент. Можно было почувствовать волнение, вызванное тем, что наша распределенная команда встретилась лично, многие впервые, и смогла немедленно осуществить изменения, значимые для каждого человека.
После того как был объяснен формат открытого пространства и команда поняла тему, мы потратили около получаса на то, чтобы придумать идеи для обсуждения, объявляя их вслух по мере размещения на стене идей. Было удивительно наблюдать, как люди сразу же вдохновлялись другими, создавая темы и пункты обсуждения на основе тем, только что размещенных на стене расписания. Люди, независимо от должности или характера, добавляли свои темы на доску для рассмотрения всей командой.
После завершения церемонии создания тем все участники проголосовали за то, какие темы либо имеют для них наибольшее значение, либо те, которые, по их мнению, могут оказать наибольшее влияние на команду через нашу тему. Люди роились у доски, делая отметки разными цветами чернил на радуге листочков для записей. Были определены четкие болевые точки и тенденции, и эти карточки были вынесены на обсуждение.
Примечание: Здесь определенно есть место для улучшения. То, что 30 человек столпились у стены размером 3’x5′, было не самым эффективным способом голосования. В следующем году мы усовершенствуем этот процесс с помощью цифрового голосования!
Обсуждения
Мы обсудили широкий спектр тем, начиная от того, как привлечь больше инженеров к работе с пользовательским опытом, улучшения документации и передачи данных между scrum-командами и заканчивая тем, как структурировать нашу команду наиболее эффективным образом, чтобы получить наилучшие результаты с наименьшим количеством трений. У каждой темы был лидер, как правило, человек, предложивший обсуждение, и ответственный за записи, который следил за тем, чтобы все наши тезисы были собраны, а действия учтены. Чего я не ожидал, и что мне очень понравилось в этом формате семинара, так это то, что люди, которые не всегда высказываются на собраниях Zoom, участвовали!
Это не было проверено научным методом, а скорее является интуитивным ощущением одного из тех людей, которые участвовали лично, но не могли высказаться на Zoom-совещаниях. Ощущение личного присутствия с людьми, с которыми вы проводите качественное время, позволяет вам быть более открытым, выражать свои мысли с ними в уязвимой манере. Вам не нужно читать язык тела через маленькое прямоугольное окошко и надеяться, что когда вы выключите звук, чтобы что-то сказать, вы не перебьете кого-то другого. Вас также поощряют обсуждать темы, которые имеют для вас значение, и предлагают перейти к новой теме или сделать перерыв, если разговор не вдохновляет вас. Можно подумать, что худшим кошмаром интроверта является окружение тридцати других людей, и хотя к концу дня вы, конечно, устанете, обсуждение наиболее важных для вас тем с другими людьми, которые также увлечены тем же.
Это не восемь часов светских бесед с коллегами по работе. Это восемь часов уязвимых, открытых, глубоких разговоров с людьми, которые надеются решить одну и ту же проблему. Это сблизило нашу команду — более того, из 17 человек, ответивших на вопросы анкеты после ретрита, 14 были полностью согласны с утверждением «Я чувствую себя более связанным с технологической командой в целом», а остальные трое согласились с этим утверждением умеренно.
Выводы
- Если дать людям достаточно времени перед первой сессией, чтобы они могли комфортно общаться друг с другом, то все будут чувствовать себя более комфортно, бросая друг другу вызов и обсуждая сложные темы, когда придет время. По возможности, приглашайте участников на место за день до начала, особенно если вы работаете распределенно, если члены вашей команды не часто сотрудничают друг с другом или если у вас много новых сотрудников. Проведите мероприятия по сплочению коллектива, ледоколы или совместную трапезу.
- Объявление темы на две недели раньше дало членам нашей команды достаточно времени, чтобы подготовиться, но не настолько много, чтобы они перемудрили или совсем выкинули ее из головы.
- Ведение аналоговых записей в блокнотах и стикерах помогло меньше отвлекаться на то, чтобы открывать компьютеры и проверять электронную почту, Slack или GitHub. Единственным недостатком было время голосования, которое мы рассмотрим в следующем году.
- Многократное повторение закона мобильности на протяжении всей сессии подбадривало членов команды, которые в противном случае могли бы остаться на непродуктивной для них дискуссии.
- Делайте заметки и создавайте последующие пункты в ходе сессий. Когда вы вернетесь к повседневной работе, эти плодотворные и продуктивные обсуждения часто могут сойти на нет из-за отсутствия подотчетности и ответственности. Сохраняйте импульс, назначая ответственных и создавая последующие встречи, пока вы находитесь в моменте.
Заключение
В целом, открытое пространство показалось нашей команде очень успешным. Мы предприняли немедленные действия в нескольких областях, реструктурировав наши scrum-команды, расставив приоритеты в беклоге продукта и создав каналы связи для постоянных обсуждений, связанных с темами. 100% респондентов либо сильно, либо умеренно согласились с утверждениями «Мне показалось, что обсуждения в открытом пространстве были продуктивными» и «Я почувствовал, что могу участвовать в обсуждениях в открытом пространстве». Мы все с нетерпением ждем возможности повторить этот формат для выездного совещания нашей команды следующей весной!
Заинтересованы в карьере в Signal Advisors? Загляните к нам!