Как производить удаленные мероприятия

Что такое события?

В целом, мероприятия — это моменты, когда люди собираются вместе, чтобы пообщаться, пообщаться и иногда поделиться некоторыми знаниями.

Мероприятие — это не только крупные события, полные спикеров, участников дискуссий и с суперструктурой. Встреча друзей — это уже событие. Даже в зависимости от того, что это такое, встреча в кругу друзей может быть гораздо более ценной, чем большое мероприятие, где вы не сможете использовать то, что узнали.

В рамках данной статьи мы сосредоточимся на более крупных мероприятиях, уже с докладчиками, сценой, трансляцией и т.д., проводимых удаленно.

Зачем проводить мероприятия?

Мероприятия являются очень полезным пространством для налаживания контактов и обмена знаниями, как с участием людей, наблюдающих за докладчиками или участниками дискуссии, так и, главным образом, людей, участвующих в них, С другими участниками. Именно во взаимодействии людей, участвующих в мероприятии, друг с другом и заключается магия мероприятия. Если этого не происходит, мероприятие становится просто выставкой контента. Что тоже хорошо, но могло бы быть гораздо лучше.

1. Чему будет посвящено ваше мероприятие?

Во-первых, тема, которая будет освещаться на вашем мероприятии.

• Будет ли он только техническим?
• Будут ли проводиться беседы о «мягких навыках»?
• Будет ли он сфокусирован на конкретной теме, или тема будет более общей?
• Когда это будет сделано?

Задайте эти вопросы себе и людям, которые помогают вам организовать это мероприятие, и определите его тему и масштаб.

2. Кто будет целевой аудиторией вашего мероприятия?

Важно определить целевую аудиторию вашего мероприятия, чтобы знать, с чем будет связан контент.

Например, если ваше мероприятие ориентировано на людей, начинающих свой путь в мире технологий, язык и содержание мероприятия должны совпадать с этой аудиторией. Именно поэтому важно, чтобы целевая аудитория была четко определена.

3. Как люди смогут принять участие в мероприятии?

На этом этапе необходимо определить, как люди смогут принять участие в вашем мероприятии.

• Будет ли он оплачен?
• Будет ли там страница регистрации или просто ссылка для доступа?
• Будет ли ограничено количество участников?

Эти вопросы важны для определения масштаба и целевой аудитории вашего мероприятия и способов его организации.

4. Определение содержания

Это можно сделать, открыв C4P (Call For Papers, или Call for Speakers) и оценив представленные доклады и содержание, всегда стремясь к разнообразию, ставя на презентационные позиции людей из социальных меньшинств на вашем мероприятии. Это очень ценно.

Другой способ — пригласить на свое мероприятие конкретных людей. Этот способ интересен в основном для приглашения известных людей в этой области для keynote (основного выступления на мероприятии), или людей, которых вы или остальная команда мероприятия уже знаете, зная, что этот человек может представить на вашем мероприятии.

5. Как она будет организована?

На этом этапе следует обсудить, как будет организовано и проведено мероприятие. Некоторые вопросы:

• Будет ли у вас ведущий, направляющий мероприятие?
• Будут ли лекции одновременными или синхронными?
• Каков будет порядок бесед?
• Будет ли после мероприятия (панели) круглый стол?
• Будет ли после этого что-то вроде счастливого часа с участниками?

Эти вопросы очень важны для распространения информации о мероприятии, чтобы участники могли ориентироваться и планировать свое мероприятие.

6. Как и где он будет транслироваться?

Важно определить, как и где будет транслироваться событие:

• На какой платформе будет транслироваться мероприятие?
• Требует ли платформа входа в систему или нет?
• Будет ли это на публичной платформе (Youtube, Twitch и т.д.) или частной (Zoom, Meet и т.д.)?

Лично я предпочитаю публичные платформы, не требующие входа в систему, такие как Twitch, но это решение зависит от конкретного мероприятия, а также от того, является ли мероприятие платным или бесплатным.

7. Раскрытие информации

После того как большинство других этапов определены, следует приступить к распространению информации о событии.

Я рекомендую начинать раскрытие информации за 20 дней до начала события, всего 6 постов о раскрытии информации. Например, если мероприятие состоится 20 числа, и на нем будет 5 докладов с панелью в конце, календарь будет выглядеть следующим образом

01 — 1-е сообщение, разглашающее событие в общих чертах, представляющее событие и переговоры, но не углубляясь слишком глубоко.
05 — 2-й пост, анонсирующий мероприятие в целом, представляющий мероприятие и выступления, но не слишком углубляясь, но с другими изображениями и текстами.
10 — Сообщение с анонсом первой лекции.
11 — Сообщение, рассказывающее о 2-й лекции.
12 — Послесловие к 3-й лекции
13 — Пост продвижения 4-й лекции
14 — Послесловие к 5-й лекции
14 — Пост, рассказывающий о панели
19 — Повторное объявление о мероприятии, уточняющее, что мероприятие состоится завтра
20 — Пост, рекламирующий мероприятие в день его проведения.

8. День проведения мероприятия

Важный день настал! Сообщите о мероприятии докладчикам, участникам дискуссии, ведущим и т.д., и поехали!

Во время мероприятия будут происходить ошибки и технические проблемы, и это нормально. Ошибки присущи любому событию и даже делают его более человечным. Так что просто веселитесь, когда возникает какая-то проблема, решайте ее и продолжайте в том же духе.

Отделка

В этой статье вы узнали, как организовать удаленное мероприятие — от идеи до дня его проведения.

Спасибо, что читаете ❤️