Асинхронная коммуникация для удаленных команд

Общение очень важно в каждом аспекте нашей жизни, и есть необходимость эффективно общаться как технари.
Эта статья посвящена двум основным видам коммуникации, которые можно применять на работе. Синхронное и асинхронное общение является частью нашей повседневной жизни на работе, поэтому важно знать, где применять оба вида общения.

Что такое синхронная коммуникация?

Синхронные коммуникации запланированы и происходят в режиме реального времени между двумя или более людьми по телефону, по видеосвязи или лично. Этот вид коммуникации требует, чтобы обе стороны были в сети в одно и то же время.

Синхронная коммуникация позволяет получать немедленный ответ при отправке сообщений. Это распространено на физическом рабочем месте, где ваши менеджеры могут зайти к вам в кабинет, чтобы задать вопросы о том, над чем вы работаете. Ваш подчиненный также может зайти к вам, чтобы в режиме реального времени получить одобрение того, над чем он работает.

Синхронное общение полезно и продуктивно для проведения собеседований, обсуждения проектов и сплочения команды. Его также можно использовать во время планирования спринта и совещаний по итогам недели. Примерами синхронного общения являются видеоконференции, обмен мгновенными сообщениями и телефонные разговоры.

Что такое асинхронная коммуникация?

Асинхронная коммуникация не происходит в режиме реального времени, и она повышает производительность труда удаленных работников. Подумайте об асинхронной коммуникации, как если бы вы отправили электронное письмо своему давнему другу или широковещательное письмо, вы не можете определить или решить, когда человек ответит на ваше письмо. Это дает человеку гибкость и время подумать над вашим запросом.

При асинхронной коммуникации взаимодействие происходит без разговора в реальном времени. Поэтому в следующий раз, когда вам понадобится получить свежую информацию от ваших коллег по команде, вам не придется собирать всех на звонок или совещание. Вместо этого вы можете связаться с ответственными людьми по каналу связи и терпеливо ждать, пока вам сообщат новости, поскольку люди, работающие в удаленных командах, имеют возможность выбирать время работы.

По своему опыту работы в удаленных командах я все еще вижу, как люди общаются синхронно, что действительно отнимает время. Возьмем для примера разговор на скриншоте ниже.

Из разговора между Джоном и Фрэнком вы должны заметить разницу во времени между двумя сторонами и тот факт, что Джон не использовал основные принципы асинхронного общения. Джон находится в Лос-Анджелесе, США (PDT), а Фрэнк — в Лагосе, Нигерия (GMT + 1).

Исходя из отсутствия асинхронной связи в их разговоре, они могут потерять около 12 часов качественной работы, потому что Фрэнк может спать большую часть времени, когда Джон находится в сети, из-за того, что PDT отстает от GMT+1 на 8 часов. Допустим, если Джон получит обновление от Фрэнка, это повлечет за собой эффект домино для всей команды, что означает, что вся команда потеряет более 12 часов работы из-за плохой коммуникации.

То, как мы общаемся, влияет на наше время, поэтому важно общаться так, чтобы это было ясно, конкретно и действенно. Если бы Джон отправил сообщение «Привет, Фрэнк. Я хотел бы знать, закончил ли ты разработку макета для пользовательского потока onboarding», вся команда сэкономила бы значительное количество времени.

Заметили, что я убрал вопрос «Как дела?». из сообщения Джона, но это совершенно нормально, если вы посылаете приветствие, обращаясь к своему коллеге, но поверьте мне, если бы Фрэнкс не был в порядке, он бы обратился в общий канал, чтобы сообщить команде, что в этот день его не будет в офисе.
Теперь, когда у нас есть представление о том, что такое асинхронная коммуникация, некоторые инструменты, которые могут быть использованы в асинхронной коммуникации, следующие:

Программное обеспечение для обмена сообщениями: (Slack и Microsoft Team) полезно для сотрудников для общения и совместной работы. Они предоставляют квитанции, чтобы вы знали, когда ваши коллеги по команде находятся онлайн.

Видеозапись / облачная совместная работа: Допустим, у вас есть команда из 3 человек, и вы принимаете 2 новых сотрудников каждый год, что можно делать вручную, но когда ваша команда вырастает до такой степени, что вам приходится принимать 5 — 10 человек каждый месяц, очень важно не лениться, чтобы не делать одно и то же несколько раз, автоматизируя процесс путем записи и документирования. Вы можете попробовать такие инструменты, как Zoom и Loom для записи видео, а также Notion, Google Drive и Office 360 для документации и инструментов совместной работы.

Инструменты управления проектами: Когда у вас распределенная команда, наличие инструмента управления проектами — это способ отслеживать деятельность и получать представление о том, над чем работает ваша команда/сотрудники. В некоторых инструментах управления проектами, таких как Jira, вы также можете просмотреть подробную информацию о пульсе вашей команды.

Почему асинхронная коммуникация действительно важна?

Четкое и подробное общение: Хотя асинхронное общение происходит медленнее, но вы получите подробные и надежные ответы от членов вашей команды, поскольку это дает людям достаточно времени, чтобы обдумать свои ответы и дать четкие ответы, когда они будут готовы. Это избавляет команду от необходимости перескакивать с места на место.

Прозрачность: Сообщения сохраняются в облаке, и разные люди могут реагировать на них или оставлять свои комментарии. Любой человек также может обратиться к сообщению в любое время в будущем.

Гибкость и продуктивность: Это позволяет планировать свое время, разбивая деятельность на части. С его помощью вы можете определить, когда отвечать на электронные письма, выделить время, когда вы хотите внедрить передовую функцию или заняться глубокой работой без помех — все это способствует повышению производительности.

Заключение

Цель — быть продуктивным, и качество коммуникации в организации определяет продуктивность команды. 

Как асинхронные, так и синхронные коммуникации являются отличными стилями общения, и важно знать, какой из них подходит для вашей команды. Однако если вы работаете в удаленной команде, то важно общаться асинхронно и быть отзывчивым. В случаях, когда между вами и вашими товарищами по команде есть временной разрыв, от вас может потребоваться около 4 часов, в течение которых вы должны быть онлайн/доступны для встреч и других синхронных коммуникаций с вашими товарищами по команде.

Оцените статью
devanswers.ru
Добавить комментарий